Få hjælp til samarbejdet på tværs med en forandringsproces – det behøver ikke være så svært

Effektiv tværgående forandringsproces

Det udfordrende samarbejde på tværs

En tilbagevendende udfordring er, at samarbejde på tværs af sektorer (afdelinger, centre, forvaltninger). Samarbejdsudfordringerne opstår ikke af ond vilje, men ofte fordi hver sektor har sin faglighed. Og til fagligheden hører forskellig lovgivning, standarder og meget andet, der ikke altid er så lette at kombinere.

Sektorerne er netop opbygget for at styrke fagligheden, men enhver organisering har fordele og ulemper og en af ulemperne er, at det kan være svært at samarbejde.

Derfor opstår der i disse år det ene brobygningsprojekt efter det andet, hvor medarbejdere og ledere på den ene mere kreative måde end den anden, skal lære hinanden bedre at kende.

Men pas på ikke at falde i fælden med at gøre det mere kompliceret end det behøver.

Skab sammenhængskraft med en forandringsproces

En god metode til at skabe sammenhængskraft på tværs af sektorer og afdelinger er ved at afholde 1-2 workshops med deltagelse af nøglemedarbejdere fra de to sektorer.

Den smarte måde at gøre det på, er ved at tage udgangspunkt i et borgerforløb.

Udvælg enten en typisk borger eller en af de mere komplicerede borgere, der virkelig sætter systemet på prøve, og tag udgangspunkt i det.

Sådan kommer det til at foregå:

  • Først skal ledelsen på banen – Første del af processen handler om at få defineret visionen og målet. Det er ledelsens opgave (direktør/chef). Ledelsen skal ligeledes udpege en koordinator og nedsætte en arbejdsgruppe med relevante nøglemedarbejdere.
  • Arbejdsgruppens opgaver – Når der er nedsat en arbejdsgruppe, er det tid til workshops. Med hjælp fra små farvede noter kortlægger vi forløbet (borgerforløb eller sagsgang) og finder ud af, hvad der fungerer godt og mindre godt.
    Vi målet, hvad organisationen kan præstere, og derefter tænker vi procesoptimering ind i den daglige drift.
  • Forslag til forandringer – Efter arbejdsgruppen har gjort sit, skal forslagene til forbedringer præsenteres for ledelsen. Her er det også en god idé at invitere resten af teamet med, så de kan komme med deres meninger og viden. I løbet af præsentationen bliver vi enige om, hvad der skal arbejdes videre med. Her handler det om at ændre vaner!

Hvad får I ud af det?

  • Højere effektivitet
  • Øget borger/bruger tilfredshed
  • Mere tilfredse medarbejdere
  • Det handle rikke om at arbejde hurtigere, men om at fjerne unødige arbejdsgange og samarbejde bedre.

Det frigør ressourcer til andre opgaver, der skaber værdi for medarbejderne og borgerne.

Medarbejdernes udbytte

  • Større arbejdsglæde
  • Mindre stress
  • Skabe luft til arbejdsopgaver
  • Bedre kvalitet
  • Større forståelse indbyrdes og mellem snitflader og tværorganisatorisk
  • Giver rum til fornyelse

Eksempel: Proces i visitationen

Medarbejderne følte sig stressede og kunne ikke følge med. Sagsbunkerne tårnede sig op og lovkravet til sagsbehandlingstid kunne ikke overholdes. Den enkelte medarbejder syntes, der var mange skemaer, der skulle udfyldes, og havde svært ved at se begrundelsen for alle de skemaer.

Der blev nedsat en arbejdsgruppe på 3 visitationer fra forskellige steder i processen. De brugte hver især 10 timer i arbejdsgruppen + en smule forberedelsestid, hvis der skulle findes konkrete eksempler.

Sagsbehandlingstiden faldt med 31 pct., medarbejderne blev mere glade for deres arbejde, kunne se formålet med de enkelte opgaver og følte sig mindre stressede.

Jeg er klar til at hjælpe jer med opgaven

Jeg har mere end 15 års erfaring med at arbejde med processer i det offentlige.

Hele processen foregår i tæt samarbejde med afdelingens nøglemedarbejdere. Jeg mener nemlig, at det er vigtigt at viden bliver i afdelingen og ikke placeres i et eksternt konsulenthus.

Derfor lærer jeg undervejs medarbejderne, hvordan de kan gennemføre lignende processer for at optimere samarbejdet på tværs.

Det er den smarte måde at hyre en konsulent på.

Eksempel: Kortere sagsbehandlingstid hos forebyggelseskonsulenterne

Forebyggelseskonsulenterne havde svært ved at følge med det stigende antal borgere, der var inden for målgruppen for et forebyggende hjemmebesøg. Samtidig havde forebyggelseskonsulenterne masser af forslag til ydelser, de gerne ville kunne tilbyde kommunens svage borgere.

En kortlægning og optimering fik frigjort tid (et besøg + sagsbehandlingen tilknyttet et besøg faldt med 44 pct.) og gjorde det muligt at iværksætte nye idéer.

Vil I have hjælp med processen?

Pris: 40.000 kr. inkl. moms
Tværgående proces. Samarbejde på tværs. Pas på ikke at falde i fælden med at gøre det mere kompliceret end det behøver.

Eksempel: Effektivisering af procesoptimeringskorps

Kommunen havde været rigtig smart og uddannet et procesoptimeringskorps, der blev sendt ud i alle afdelinger for at rydde op i borgerforløb og sagsgange. Problemet var bare, at arbejdsgangene sædvanligvis blev længere efter korpsets besøg. Det gav utilfredse medarbejdere, der følte sig snydt og boykottede konsulenternes arbejde. Procesoptimeringskonsulenterne ønskede ikke at fortsætte i deres nye rolle, men ville tilbage til gamle opgaver, hvor de fik mindre skæld ud.

Efter effektiviseringsprocessen blev korpset mere fleksibelt, de blev i stand til at gennemføre egentlige effektiviseringer af arbejdsgangene, blev i stand til løbende at tage opgaver ind og fik styrket implementeringsdelen.

Eksempel: Proces i opkrævningen

Efter en nøglemedarbejders sygemelding fik ledelsen øjnene op for, hvor sårbar hele opkrævningsprocessen var. En kortlægning gjorde det tydeligt, hvorfor det var en svær proces.

Procesoptimeringen betød at hele opkrævingsprocessen gik fra en kaotisk proces til arbejdsglæde for alle involverede.

Vil I have hjælp med processen?

Pris: 40.000 kr. inkl. moms
Tværgående proces. Samarbejde på tværs. Pas på ikke at falde i fælden med at gøre det mere kompliceret end det behøver.

Forandringsprocesser