I gamle dage hed det sig, at alt tog en evighed i det offentlige. Sådan er det ikke længere – og heldigvis for dét, for hvorfor spilde organisationens dyrebare tid på langvarige, ineffektive processer, når det kan gøres hurtigere, smartere og bedre?

Jamen, vores udfordringer er meget komplekse, involverer flere afdelinger, mange medarbejdere og forskellige udvalg.

Fint. Så meget desto større grund til at gøre det mere effektivt, for jo flere medarbejdere en proces kræver, desto flere lønkroner og ressourcer er der på spil(d).

Vision

Den øverste ledelse – sædvanligvis direktionen eller chefen – skal definere visionen for forandringsprocessen. Hvorfor er det overhoved nødvendigt at foretage en forandring? Hvad er det, vi ønsker at opnå (visionen)?

Mål

Sæt mål for, hvad der skal ændres for at gennemføre forandringen/løse problemet og sæt tid på; hvornår skal vi være i mål?

Begræns processen

Det er vigtigt at afgrænse, hvad der er behov for at se nærmere på. Hvilke afdelinger er involveret? Hvem er kernemedarbejdere i den adfærd, der skal ændres på? Udarbejd et kommissorium, hvor I beskriver begrænsningerne og hvorfor I foretager de valg I gør. Det kan blive brugbart senere. Det værste du kan gøre er, at involvere hele organisationen på én gang. Det er spild af ressourcer og giver en rodet proces.

Arbejdsgruppe

Det er vigtigt at få nedsat en effektiv arbejdsgruppe med kompetente medarbejdere, der kan rydde nogle blokke i kalenderen, så arbejdet kan komme i gang. Jeg har ofte oplevet at processer er trukket i langdrag, fordi der blev udpeget personer på et for højt niveau, der ikke kunne frigøre den nødvendige tid. Der er sjældent brug for at have højt placerede ledere med i arbejdsgruppen. Det skal være de medarbejdere, der har fingeren på pulsen (hint: det er ofte en konsulent). Arbejdsgruppen skal være bredt sammensat, så de har adgang til den nødvendige viden, men det kan også være en løsning at trække specialister ind ad hoc.

Lær af processen

Det ideelle er, at nå dertil, hvor der ikke er behov for kommissorier og arbejdsgrupper, der bruger tre eller fire måneder på at finde en løsning på et problem i organisationen. Men hvor udfordringer tages op, når en medarbejder første gang støder på dem. Hvor læringen sker kontinuerligt. Hvor man hurtigt identificerer, hvad problemet er, hvad man kan lære af det og hvad der skal gøres ved det. I den lærende organisation kan man på den måde forhindre at problemerne opstår igen.

 

 

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *